Directives sur la protection des données de Group Kowema

(Etat: juillet 2023)

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous vous informons sur la manière dont nous, Kowema AG (ci-après également Kowema et nous) collectons et traitons vos données personnelles (ci-après également simplement données ou données à caractère personnel). La présente déclaration de confidentialité s’applique à l’ensemble de nos sites Web et de nos applis (ci-après «notre site Web») sous notre contrôle et renvoyant à cette déclaration.

Lorsque vous nous communiquez des données personnelles d’autres personnes (données de membres du personnel, p. ex.), nous partons du principe que vous êtes autorisés à le faire et que ces données sont exactes. En transmettant des données d’autres personnes, vous le confirmez. Nous vous prions de vous assurer que les autres personnes aient bien connaissance de la présente déclaration de confidentialité.

Nous nous engageons à faire un usage responsable de vos données personnelles. C’est un point très important pour nous. Dans la mesure où nous-mêmes (ou des tiers, pour notre compte) collectons et traitons des données personnelles, nous le faisons en conformité avec les dispositions de la loi suisse sur la protection des données.

La présente déclaration de confidentialité contient notamment des informations sur les points suivants:

1. Nos coordonnées

Responsable du traitement
Le responsable des traitements de données conformément à la présente déclaration de confidentialité est:

Kowema AG
Point de contact «protection des données» du groupe Kowema
Lettenstrasse 2
6343 Rotkreuz
Suisse
E-mail: dataprivacy@kowema.ch

Pour toute question relative à la présente déclaration de confidentialité, à l’utilisation que nous faisons de vos données ou à vos droits, ce point de contact dédié, au sens d’un simple service de coordination, est à votre disposition.

2. Quelles données collectons-nous et dans quel but

2.1 Consultation du site Web (création de fichiers journaux) et d’autres offres électroniques

À chaque consultation de notre site Web, le serveur Web enregistre automatiquement des données et des informations du système informatique de l’ordinateur appelant. Cela inclut en particulier des informations sur le type de navigateur et la version utilisée, le système d’exploitation de l’utilisateur, le fournisseur de services Internet de l’utilisateur, l’URL du référent (site Web à partir duquel le système de l’utilisateur accède à notre site Web), les sites Web consultés par le système de l’utilisateur via notre site Web, ainsi que l’adresse IP de l’utilisateur, la date et l’heure d’accès et la demande de fichier du client (nom de fichier et URL). Ces données sont enregistrées dans les fichiers journaux de notre système (ou auprès de tiers) avec d’autres données et sont collectées uniquement à des fins d’analyse statistique.

Lorsque vous utilisez d’autres offres électroniques, comme notre réseau wi-fi ou notre ou nos applications, par exemple, nous collectons certaines données techniques. Les données techniques incluent également les journaux dans lesquels nous enregistrons l’utilisation de nos systèmes (données journalisées). Nous attribuons parfois un numéro d’identification unique (un ID) à votre terminal (tablette, PC, smartphone, etc.).

Nous utilisons ces données pour éviter tout problème de connexion et pour garantir une utilisation confortable du site Web ainsi que d’autres offres électroniques, à des fins d’évaluation de la sécurité et de la stabilité du système, ainsi qu’à d’autres fins administratives. De manière générale, ces données ne nous permettent pas de vous identifier. Dans le cadre de comptes utilisateurs ou d’enregistrements, elles peuvent toutefois être reliées à d’autres catégories de données – et donc, le cas échéant, à votre personne.

2.2 Prise de contact par e-mail et autres canaux de communication

Nous vous offrons la possibilité de nous contacter via la ou les adresses e-mail mentionnées sur notre site Web, mais également par d’autres canaux de communication numériques. Dans ce cas, nous enregistrons les données transmises.

Les canaux de communication numériques sont en partie gérés par des sociétés sises à l’étranger, par exemple aux États-Unis. Le fait d’utiliser ces canaux de communication numériques implique que vous acceptez que vos données soient transmises à l’étranger (p. ex. aux États-Unis), que votre comportement en matière d’ouverture et de clics soit suivi, et que nous vous contactions directement.

Nous nous réservons la possibilité d’utiliser votre nom et votre ou vos adresses postales ou électroniques pour vous fournir nos services et vous envoyer des newsletters, des informations/invitations à des événements, des publications et autres. La newsletter peut être envoyée par l’intermédiaire de partenaires logiciels externes ayant leur siège à l’étranger. Par votre inscription, vous acceptez que nous transmettions vos données à notre partenaire logiciel, que nous suivions votre comportement en matière d’ouverture et de clics, et que nous vous contactions directement dans certains cas. Pour autant que la loi l’exige, nous vous demanderons votre consentement au préalable, à moins que nous n’ayons reçu vos coordonnées dans le cadre des services que nous fournissons et que vous n’ayez pas expressément refusé de recevoir de telles mesures de marketing. Si vous ne souhaitez plus recevoir de tels envois de notre part, vous avez la possibilité de vous désinscrire à tout moment en utilisant les coordonnées indiquées. Un lien de désinscription figure au bas de chaque e-mail. Si nous renvoyons à des sites Web de tiers pour des informations produits, des événements, etc. et si vous consultez ces sites, les déclarations de confidentialité des exploitants des différents sites Web s’appliquent. Nous n’avons aucune influence sur ces dispositions.

Les communications numériques (par courriel, p. ex.) sont pour partie non chiffrées et non sécurisées. C’est vous qui en assumez le risque.

2.3 Formulaires de contact

Nous vous offrons la possibilité, sur notre site Web, de nous contacter ou de contacter nos spécialistes, ce qui nous permet à notre tour de nous mettre en relation avec vous et de traiter votre demande. Les données que vous entrez dans le ou les masques de saisie nous sont transmises et conservées. Par l’envoi du formulaire de contact, vous acceptez que nous traitions vos données. Vous confirmez également avoir lu et compris notre déclaration de confidentialité.

2.4 Candidatures

Nos offres d’emploi peuvent être publiées sur notre site Web et/ou sur des portails (y compris des médias imprimés) et des plateformes externes. Vous avez la possibilité de postuler directement par e-mail ou par courrier postal. La présente déclaration de confidentialité s’applique dans les deux cas. Pour le processus de candidature par l’intermédiaire de portails ou de plateformes externes, la déclaration de confidentialité distincte propre à chacun d’entre eux s’applique.

2.5 Dans le cadre de relations d’affaires

Nous traitons les données que nous recevons dans le cadre de nos relations d’affaires avec nos clients, d’autres partenaires commerciaux et d’autres parties prenantes. Il s’agit notamment de données de contact comme la formule d’appel, le prénom, le nom, le sexe, la date de naissance, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et d’autres coordonnées, ainsi que de données de communication comme les contenus de communications échangées par e-mail, d’autres correspondances écrites, d’entretiens téléphoniques, de vidéoconférences, etc. et d’informations sur le type, le moment et le lieu de la communication.

Pour autant que cela soit autorisé, nous collectons également des données à partir de sources accessibles au public (p. ex. registre du commerce, médias, Internet, médias sociaux, etc.). Mis à part les données que vous nous fournissez directement, il s’agit de données que nous recevons de tiers (autorités, organismes de renseignement sur les crédits, banques, vendeurs professionnels de listes d’adresses, autres tiers) à votre sujet, en particulier des données provenant de registres publics, en lien avec des procédures administratives et judiciaires, en rapport avec vos fonctions et activités professionnelles, des données vous concernant dans la correspondance et les entretiens avec des tiers, des données qui nous sont communiquées par des personnes de votre entourage (famille, conseillers, représentants juridiques, employeurs, p. ex.) pour nous permettre de conclure ou d’exécuter des contrats avec vous ou en faisant appel à vous (références ou procurations, p. ex.), votre adresse et, le cas échéant, vos centres d’intérêt et d’autres données sociodémographiques (à des fins de marketing).

3. Bases légales du traitement des données

3.1 Dans le cadre de nos services et afin de remplir nos obligations contractuelles

Le traitement de données a pour but de nous permettre de fournir nos services à nos clients, y compris des mesures précontractuelles et un suivi après-vente, mais également de nous acquitter d’obligations contractuelles envers d’autres partenaires contractuels. Les données ainsi collectées sont utilisées pour la totalité de l’exécution de notre prestation de service, y compris les éventuels cas de garantie ultérieurs, l’administration technique, etc. Les autres détails relatifs aux finalités du traitement des données figurent dans les documents contractuels et les conditions générales applicables.

3.2 Dans le cadre de la pesée des intérêts

Lorsque cela est nécessaire et autorisé, nous traitons vos données au-delà de la stricte exécution du contrat, afin de préserver nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, dont, notamment:

consultation et échange de données avec des centres de renseignements et d’autres tiers (registre des poursuites, p. ex.);
examen et optimisation des procédures d’analyse des besoins en vue d’un contact client direct, ainsi que collecte de données personnelles à partir de sources accessibles au public, dans un objectif d’acquisition de clientèle;
publicité ou études de marché et d’opinion, dans la mesure où vous ne vous êtes pas opposés à l’utilisation de vos données;
constatation de droits et défense en cas de litiges juridiques;
garantie de la sécurité et de l’exploitation informatiques, y compris surveillance vidéo pour la préservation du droit de domicile et autres mesures de sécurité informatique, des bâtiments et des installations, protection des membres de notre personnel et d’autres personnes ainsi que des valeurs qui nous appartiennent ou qui nous sont confiées telles que contrôles d’accès, listes de visiteurs, scanners de réseau et de messagerie, enregistrements téléphoniques, par exemple;
prévention et élucidation de délits;
mesures destinées à la gestion des affaires et au développement de produits et de services ainsi que du site Web;
achat et vente de domaines d’activité, de sociétés ou de parties de sociétés et autres transactions relevant du droit des sociétés ainsi que transmission de données et mesures relatives à la gestion des affaires y afférentes.

3.3 Sur la base de votre consentement

Dans la mesure où vous avez consenti au traitement de données pour certaines finalités, ledit traitement est licite sur la base de votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement ne compromet pas la licéité des données traitées avant ce retrait.

3.4 Sur la base de dispositions légales ou dans l’intérêt public

Par ailleurs, nous sommes soumis à diverses obligations légales qui nous imposent de traiter vos données.

4. Transmission de données et transfert à l’étranger

Nous ne transmettons vos données à des tiers dans le cadre de nos activités commerciales et aux fins décrites dans la présente déclaration de confidentialité que si nous y sommes contraints légalement, par une décision de justice ou des dispositions officielles, si leur transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, ou à l’exécution de contrats et d’activités commerciales, ou sur la base de votre consentement. Parmi ces tiers figurent notamment les catégories de destinataires ci-après:

sociétés du groupe selon la vue d’ensemble suivante (Filiales – KOWEMA). Les sociétés du groupe peuvent traiter les données vous concernant (i) pour notre compte, (ii) en responsabilité partagée avec nous ou (iii) sous leur propre responsabilité. Nous pouvons également communiquer des données sensibles aux sociétés du groupe;
sous-traitants tels que fournisseurs d’accès, prestataires de services pour l’évaluation de l’utilité du site Web (à des fins de marketing), prestataires de services informatiques (gestion des données, stockage des données, support technique; envoi de newsletters, etc.), prestataires de services dans le domaine du recrutement, de la gestion des talents, des RH ou d’autres services;
partenaires commerciaux externes (distributeurs, fournisseurs, sous-traitants, banques, sociétés de recouvrement, p. ex.) et spécialistes en lien avec la prestation contractuelle;
concurrents, interprofessions, associations, organisations et autres organismes;
acquéreurs et acquéreurs potentiels de domaines d’activités, de sociétés ou d’autres parties du groupe Kowema;
médias;
autorités, instances officielles ou tribunaux suisses et étrangers;
autres parties dans des procédures juridiques potentielles et effectives.

Nous ne traitons pas les données personnelles uniquement en Suisse. Vos données peuvent être traitées tant dans l’Union européenne que dans n’importe quel pays du monde (y compris les États-Unis). Lorsque le niveau de protection des données du pays où se trouve le tiers qui traite les données est jugé inadéquat au regard des conditions prévalant en Suisse (États-Unis compris), nous assurons une protection des données appropriée par le biais de garanties appropriées (clauses contractuelles types, p. ex.) dans la mesure où il n’existe aucune dérogation légale (votre consentement, p. ex.), où le destinataire n’est pas déjà soumis à un ensemble de dispositions réglementaires légalement reconnues (Swiss-U.S. Data Privacy Framework, p. ex.) garantissant la protection des données, ou si nous pouvons nous appuyer sur une disposition d’exception. Ce type de dispositions contractuelles (garanties) compensent en partie une protection légale plus faible ou inexistante, mais les risques ne peuvent pas tous être totalement exclus (ingérences de l’État à l’étranger, p. ex.)

Nous attirons également votre attention sur le fait que les données échangées sur Internet transitent souvent par des pays tiers. Vos données peuvent donc être envoyées à l’étranger, même si l’expéditeur et le destinataire se trouvent dans le même pays.

5. Sécurité des données

Nous employons des mesures techniques et organisationnelles appropriées au niveau des systèmes pour protéger les données vous concernant que nous conservons contre la perte, la destruction, la modification et l’accès non autorisé de tiers.

Parmi ces mesures de sécurité de nature technique figurent, par exemple, le chiffrement (données de connexion comprises) et la pseudonymisation des données, la journalisation, les restrictions d’accès et la conservation de copies de sécurité.

Nous prenons également très au sérieux notre propre protection des données, interne à l’entreprise. Les membres de notre personnel et les prestataires de services que nous mandatons sont soumis au secret professionnel et sont tenus de respecter les dispositions légales relatives à la protection des données. Nos sous-traitants sont également tenus de prendre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées. De plus, ils n’ont accès aux données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire.

Nos mesures de sécurité sont régulièrement adaptées en fonction de l’évolution des technologies. Il n’est cependant pas possible de garantir une protection absolue.

6. Cookies/trackers et autres technologies

6.1 Utilisation de cookies

Notre site Web utilise des cookies. Notre intérêt à optimiser notre site Web est à considérer comme légitime dans ce contexte. Les cookies sont des fichiers textes enregistrés dans le navigateur Internet ou par le navigateur Internet dans votre système informatique. L’utilisation de cookies sert à rendre l’utilisation de notre offre plus agréable pour vous.

Nous utilisons ce que l’on appelle des cookies de session, qui nous permettent de savoir si vous avez déjà visité certaines pages de notre site Web. Ces cookies sont automatiquement supprimés une fois que vous avez quitté notre site. Par ailleurs, nous utilisons également des cookies temporaires à des fins de convivialité, cookies qui sont stockés sur votre terminal pendant une période donnée. Si vous consultez à nouveau notre site Web pour recourir à nos services, le fait que vous l’ayez déjà consulté auparavant sera immédiatement reconnu, ainsi que les saisies et les réglages que vous aviez effectués à cette occasion, pour vous éviter d’avoir à les saisir à nouveau.

Nous utilisons d’autre part des cookies pour enregistrer de manière statistique l’utilisation de notre site Web et pouvoir l’évaluer, dans le but d’optimiser notre offre à votre intention et, le cas échéant, d’afficher des informations spécialement adaptées à vos besoins (marketing en ligne). Ces cookies sont automatiquement supprimés après un laps de temps donné.

Nous utilisons divers cookies sur notre site Web et autorisons certains tiers à faire de même. Ces prestataires tiers sont situés dans le monde entier, notamment aux États-Unis. Lors de votre première visite sur notre site, un bandeau d’information vous informe de l’utilisation de cookies et vous renvoie à la présente déclaration de confidentialité.

Les cookies peuvent être désactivés ou supprimés par des outils disponibles dans la plupart des navigateurs commerciaux. Le processus de contrôle et de suppression des cookies dépend du navigateur que vous utilisez. Vous trouverez des informations à ce sujet dans le menu d’aide de votre navigateur (généralement sous le mot-clé «confidentialité» ou «protection des données»). Si cookies sont désactivés pour notre site Web, cela peut affecter certaines de ses fonctions en restreignant leur utilisation.

6.2 Google Maps

Nous utilisons sur notre site Web le produit Google Maps de Google Inc. En utilisant ce site Web, vous acceptez la saisie, le traitement et l’utilisation des données collectées automatiquement par Google Inc, ses représentants ainsi que des tiers. Vous trouverez les conditions d’utilisation de Google Maps ici: www.google.com/intl/fr_fr/help/terms_maps.html

7. Durée du traitement de vos données personnelles

Nous ne traitons vos données que le temps nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées et pour remplir nos obligations contractuelles et légales, y compris les obligations légales de conservation (en règle générale 10 ans), ou encore, si vous nous avez donné votre consentement à cet effet. Nous poursuivons le traitement de vos données tant que nous avons un intérêt légitime à les conserver. Cela peut en particulier être le cas lorsque nous avons besoin de données personnelles pour faire valoir des prétentions ou nous défendre contre de telles prétentions, à des fins archivistiques et pour garantir la sécurité informatique.

8. Vos droits

L’utilisation de ce site Web vous permet de choisir entre plusieurs possibilités. Vous pouvez choisir de ne pas fournir de données du tout, en ne remplissant aucun formulaire ou champ de données à cet effet sur notre site Web, en bloquant les cookies et en n’utilisant aucun des services personnalisés mis à votre disposition.

Si vous choisissez de fournir des données personnelles, ou si vous nous les fournissez dans le cadre de notre relation d’affaires, vous avez, dans certaines circonstances et dans la mesure où le droit en vigueur le prévoit, un droit d’accès, de rectification des données, d’effacement des données, de limitation du traitement des données, de retrait de votre consentement et, le cas échéant, un droit à la portabilité des données et un droit d’opposition. Vous droits à cet égard ne sont pas absolus. Nous nous réservons le droit de faire valoir de notre côté les restrictions prévues par la loi. Nous vous en informerons en conséquence.

Si vous souhaitez faire valoir vos droits à notre égard, veuillez joindre un moyen d’identification correspondant de votre personne.

Toute personne concernée a par ailleurs le droit de faire valoir ses droits en justice ou d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. L’autorité compétente en matière de protection des données en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch).

9. Réserve de modification

La présente déclaration de confidentialité ne fait pas partie d’un contrat conclu avec vous. Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente déclaration de confidentialité, notamment si nous modifions nos traitements de données ou si de nouvelles dispositions juridiques deviennent applicables. La version publiée sur le présent site Web est la version actuelle. Cette nouvelle version remplace les versions antérieures.

Dernière mise à jour: juillet 2023